Googleスプレッドシートが便利すぎる！使い方と共有するメリット
どうも、モげをです^^
ネット時代がどんどん加速して、正式な書類以外すべて電子データとして保管する流れが多くなっていますね。確かに事あるごとに紙を印刷して日報をファイルに挟んで・・・とするならPCに共有でOKだと思っています。
そんな中個人的に大活躍しているGoogleスプレッドシートをご紹介します。
目次
オンライン上のエクセル
僕も今年に入って知ったのですが、以前から存在は耳にしていました。ですが、何でも最初のとっかかりが面倒くさくて中々使わずにいましたね・・・。笑
ふとしたキッカケで利用するようになったのですが、もはやエクセルは必要ないという結論に至りました。
以前物販の仕入れや、売れたデータをエクセルにつけているとお話しましたが、便宜上エクセルといっただけでこれらは全てGoogleスプレッドシートを利用しています。エクセルと比べて全く遜色ない仕様なので、ある程度エクセルを使える人は移行しても良いかなと思っています。
非常に簡単登録
このスプレッドシートを利用するには、GoogleのアカウントさえあればOK。スマホでも閲覧できますし、便利です。
すでにアカウントをお持ちであればいつもログインしているアカウントで入ればOKですね。
またGoogleChromeのブラウザを使っている場合は、お気に入りバーの一番左。アプリというボタンを押すとスプレッドシートなど選べるメニューにいきます。
ここからすぐに選択出来ますので、わざわざPCの中から探す手間も、お気に入りフォルダから見つける労力も無くなるということです^^
スプレッドシートを利用するメリット
使用感は特にエクセルとほとんど変わらないのですが、クラウドシステムだからこそ使える機能が満載です。個人的に思うメリットと使いやすい部分を挙げてみます。
シートごとに共有が可能
このスプレッドシートはエクセルと同じく沢山のシートを作成することが可能です。例えばですが、
・シートA「売上管理表」
・シートB「業務日報表」
・シートC「自由企画書」
例えばこんな感じのエクセルがあるとします。シートAに関しては金銭面や数字を見るべき人だけで共有するもの。そしてシートBは日報を書く担当者、そしてシートCは社員全員に共有したいとします。エクセルの場合は、ドロップボックスを使ったり結局上手
く共有出来ないから印刷したり・・・非常に非効率です。
ただスプレッドシートの場合は、アカウントを招待という形でそのシートに閲覧・編集権限を与えることが出来ます。社員でもスタッフ全員がGoogleアカウントさえ持っていれば、自分の身の丈にあったデータのみ編集することが可能。
簡単にですが、このように複数人で何かしら共有する際には絶対に使うべきでしょう。
リアルタイムで更新される
オンライン上で編集するので、スタッフA君とスタッフB君がそれぞれ作業していたらどの箇所を編集しているかが一発でわかります。これも非常に便利。そしてA君が触っているセルには、B君は触ることが出来ません。
注意点としては、セルを選択して作業中に席を外したりするくらいでしょうか。A君がログアウトしない限りカーソルを合わせたセルを触ることが永遠に出来ません^^;
自動で保存されている
基本的にセルを編集した段階で毎回毎回保存されています。ですので、わざわざ上書き保存をする必要もない。誤って全部消してしまうこともないわけです。もし何か間違って入力してしまったりすると、「元に戻す」ボタンは通常通り使えますので、その点もエクセルより優秀。
これを導入してから非常に楽になりました。
データ漏えいの危険性は？
勿論ですが、ネット上のデータは何かしらウィルスやハッキングの脅威にさらされているわけです。大事なデータをこんなスプレッドシートに・・・などと思うかもしれませんが、結局PCの中にあれば同じこと。どうしても見られたくないデータや機密情報などであれば使用を控えればいいだけで、大半のことには使っていいと思います。
同じようなビジネスツールとして「チャットワーク」なども同じこと。データ漏えいを気にしていたらチャットワークでのやり取りなども気を使わないといけませんからね^^;
個人的にはそこまで深く考えていないです。